Hoe stel je een goed IT-budget op? 8 handige tips voor je bedrijf.

IT is een belangrijke component voor élk bedrijf. Wil je niet verrast worden door kosten die de pan uit swingen? Dan móét je een IT-budget opstellen.

In een IT-budget verzamel je alle verwachte investeringen en de daarbij horende kosten voor het komende jaar.

Maar hoe stel je nu een bruikbaar IT-budget op dat je een realistisch beeld geeft van de te verwachten kosten voor je bedrijf? We geven je graag enkele handige tips!

8 handige tips om een IT-budget voor je bedrijf op te stellen

1. Begin op tijd aan je IT-budget

Wil je een bruikbaar IT-budget opstellen? Stel dan niet vlug even iets samen, maar begin er op tijd aan en neem ook de tijd om het goed te doen.

Een goed IT-budget helpt je immers niet alleen om onvoorziene kosten te vermijden, maar ook om een goede werking van je bedrijf te verzekeren en waar mogelijk efficiëntiewinst te boeken.

Neem je voldoende tijd voor het opstellen van je IT-budget? Dan geef je jezelf ook de ruimte om de volgende tips op een goede manier toe te passen. Begin er dus liever al aan in juli dan pas in oktober!

2. Bevraag de juiste mensen

In 2019 maken álle medewerkers van je bedrijf gebruik van IT-infrastructuur. Je hebt als bedrijfsleider dan ook vast een goed idee waarvoor verschillende collega’s computers gebruiken.

Maar ken je ook de details? Weet je voor elke collega of team wat er goed is aan de beschikbare soft- en hardware en wat er nog beter kan? Welke nieuwe dingen handig zouden zijn en welke noodzakelijk?

Als je de noden en wensen van collega’s uit verschillende teams bevraagt, dan kan je een realistischer IT-budget opstellen én geef je mensen het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt. Win-win dus!

Extra tip: geven je medewerkers je spontaan input over hun IT-noden en -wensen? Noteer die dan goed, ook als dat niet gebeurt op het moment waarop het IT-budget moet worden opgesteld. Wacht ook nooit tot het laatste moment om je collega’s te bevragen.

Ga ten slotte ook eens praten met je IT-leverancier. Een goede IT-partner kan je heel wat waardevolle informatie en tips geven om een realistisch IT-budget op te stellen.

3. Kijk naar het verleden én de toekomst

Vertrek bij het opstellen van je IT-budget niet van een wit blad. Het IT-budget van dit jaar geeft je immers al een erg goede voorzet voor het IT-budget van volgend jaar.

Bekijk daarnaast welke infrastructuur en software je al in huis hebt en leg die naast de toekomstplannen van je bedrijf. Welk IT-materiaal heb je al en wat heb je nog nodig om je doelen in de (nabije) toekomst waar te maken?

Wil je bijvoorbeeld extra personeel aanwerven? Dan zal je moeten investeren in nieuwe toestellen en softwarelicenties. En soms kan een investering in een bepaald IT-product je bedrijf ook efficiënter maken. Op die manier zorgt een groter IT-budget vandaag soms voor een ruimere winstmarge morgen.

Evalueer ten slotte ook om de zoveel tijd of belangrijke IT-keuzes nog steeds de beste keuzes zijn voor waar je bedrijf naartoe wil. Denk bijvoorbeeld aan on-premise werken versus werken in de cloud.

4. Breng het volledige plaatje in kaart

Het IT-budget van je bedrijf gaat over veel meer dan enkel en alleen je toestellen. Denk dus niet alleen aan de infrastructuur van je netwerk (server(s), pc’s en laptops, switches, firewall, …)!

Ook de kosten verbonden aan de cloudomgeving van je bedrijf, je softwarelicenties en -abonnementen, je IT-security (antivirus, firewall, back-ups, …), je website (domeinnaamregistratie, webhosting, …), het onderhoud van je netwerk, … horen in je IT-budget.

Onthoud ook dat je je hard- en software niet per se moet aankopen. In sommige gevallen kan het bijvoorbeeld interessanter zijn om te kiezen voor leasing of renting, of om een abonnementsformule te kiezen voor je software zoals Office 365.

5. Stel prioriteiten

Elk IT-budget is uiteindelijk een inschatting. Wat als het eerste kwartaal bijvoorbeeld een beetje tegenvalt voor je bedrijf? Dan zal je waarschijnlijk enkele investeringen ‘on hold’ moeten zetten.

Een IT-budget is nooit finaal. Net daarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Als je op voorhand bepaalt welke investeringen in infrastructuur of software meer en minder noodzakelijk zijn, kan je snel de koers bijstellen wanneer dat nodig is.

Een goede planning kan je hier ook bij helpen. Stel je IT-budget zo op dat de belangrijkste investeringen vroeg op het jaar worden gemaakt en houd minder belangrijke zaken voor later op het jaar.

6. Evalueer je IT-budget regelmatig

Als je van je IT-budget een jaarlijkse taak maakt, dan zal het je elk jaar opnieuw heel wat moeite kosten. Maar als je je budget doorheen het jaar regelmatig evalueert en bijstelt, zal je jezelf heel wat werk besparen bij het opstellen van je IT-budget voor volgend jaar.

Neem dus elke maand even de tijd om te kijken waaraan je meer en minder hebt gespendeerd dan verwacht en of je de gewenste resultaten hebt behaald.

Op deze manier kan je proactief je budget bijstellen en in de gaten houden of de vooropgestelde investeringen nog steeds realistisch zijn.

Bovendien zal je na enige tijd ook patronen leren herkennen in hoe bepaalde soorten investeringen steeds duurder uitvallen dan gepland. Eenmaal je ze herkent, kan je op zoek gaan naar de oorzaak en zo je bedrijf op de lange termijn heel wat geld besparen.

7. Kijk naar het IT-budget van je concurrenten

Het is nooit een goed idee om té veel naar de concurrentie te kijken, maar het is erg nuttig om een idee te hebben van wat andere bedrijven van een gelijkaardige omvang in jouw sector spenderen aan hun IT en welke investeringen ze maken.

Het helpt je namelijk om jouw IT-budget in perspectief te plaatsen. Is jouw bedrijf een pionier op vlak van IT of hink je eerder achterop?

Blijf natuurlijk vooral je eigen ding doen, maar als de concurrentie volop investeert in IT is het geen slecht idee om toch minimaal te investeren in de IT van je bedrijf.

8. Kies voor managed IT-services

Zelfs een perfect opgesteld IT-budget blijft uiteindelijk een schatting. Zekerheden bestaan immers niet wanneer het gaat over de kosten voor je IT, toch?

Mis! Dankzij managed IT-services worden de kosten voor het onderhoud van je IT-netwerk perfect voorspelbaar. Je betaalt immers een vaste prijs per maand, in ruil voor proactief, preventief én reactief onderhoud van je netwerk. Lees: geen onverwachte kosten!

Bovendien kan je meestal ook allerlei extra services krijgen via het managed services principe, van antivirussoftware en firewalls die gemonitord worden tot een managed back-up.

Op die manier hoef je in je IT-budget enkel nog rekening te houden met nieuwe hard- of software. Al de rest ligt vast.

Je IT-budget is zó klaar met het IMOM-onderhoudscontract van Consultrix

Consultrix is dé partner voor managed IT-services. Met onze IMOM-onderhoudsovereenkomst onderhouden we het IT-netwerk van je bedrijf voor een vast bedrag per maand.

Je weet dus steeds hoeveel het onderhoud van je netwerk kost en krijgt geen onverwachte facturen, beloofd! Klinkt goed? Contacteer ons dan meteen.