Vlot IT-project management: lessen van een IT’er-duiker

Vlot IT-project management: lessen van een IT’er-duiker

Als je duikt dan kan er veel mislopen. Snel, onverwacht en met rampzalige gevolgen. Een goede voorbereiding verkleint de risico’s, en een sterke duikleider, die de leiding neemt tijdens de duik, zorgt ervoor dat de duik vlot verloopt.

Hetzelfde geldt voor je IT. Een goede voorbereiding is cruciaal om snelle, betrouwbare en veilige IT voor je organisatie te garanderen. Een alerte en daadkrachtige IT-partner is noodzakelijk om op elk moment snel en juist te handelen.

In ons vorige artikel ontdekten we hoe duiken je helpt om een goede IT-support partner te vinden. In dit artikel gaan we dieper in op efficiënt IT-project management. Project managers in IT kunnen namelijk een heleboel leren van duikers!

Het belang van de juiste voorbereiding

De voorbereiding is een extreem belangrijke fase, zowel bij het duiken als bij IT-project management.

1 eenvoudig probleem onder water kan je meestal makkelijk oplossen. Zo kan je bijvoorbeeld makkelijk je vin lossnijden als die in visdraad verstrikt raakt, zolang je rustig blijft. Zo gefixt, zonder stress.

Komt er echter een 2^e of zelfs 3^e probleem bij? Dan heb je écht een groot probleem. Want hoe kan je nu rustig jezelf lossnijden, als je niet aan je mes kan en je luchttank leeg raakt omdat je te snel ademt door je opkomende paniek?

De oplossing? Op voorhand zoveel mogelijk problemen voorkomen, en al nadenken over oplossingen voor onverwachte situaties. In dit geval kon je bijvoorbeeld meerdere messen bevestigen op verschillende plaatsen op je lichaam en rustig je duiktraining opbouwen zodat je niet panikeert bij problemen.

Ook je IT moet je voorbereiden op zoveel mogelijk noodsituaties. Want als je zwaar onder druk staat, dan kun je moeilijk heldere beslissingen nemen. Beter een cyberaanval vermijden én een noodscenario uitstippelen, dan op het moment zelf beslissen hoe je ermee omgaat. Zo’n aanval is namelijk veel minder schadelijk als je al een firewall en antivirussoftware hebt, en je bestanden veilig geback-upt zijn.

De juiste voorbereiding is dus cruciaal voor efficiënt IT-project management.

Het belang van een strak plan

Elke duiker kent het gezegde: ‘plan your dive, dive your plan’. Anders gezegd: stel een goed plan op, en hou je daar ook aan. Dat is niet anders bij IT.

Een duik doorloopt telkens dezelfde fases. Elke fase brengt een les voor IT-project management met zich mee.

Fase 1 van IT-project management: Doel

Aan het begin van een duik bepaal je het doel van de duik, en hoe je dat doel wil bereiken. Wil je nieuw gerief testen, dieren zien…? Alles wordt duidelijk doorgesproken.

Bij IT-project management is dat niet anders. We zitten met je samen en kijken wat je nodig hebt. Wil je je IT beschermen, heb je vooral schaalbaarheid nodig…?

Fase 2 van IT-project management: Afspraken

Als het doel duidelijk is, zoeken we de beste werkwijze om dit te bereiken. Je stelt een duikleider aan die de afspraken maakt en tijdens de duik de baas is. Deze persoon anticipeert op onverwachte zaken en bereidt de duik tot in de puntjes voor.

Ook boven water zijn de juiste afspraken cruciaal. Vraag je IT’er naar de procedures, checklists en routines die hij gebruikt voor en tijdens projecten. Kan hij die niet meteen geven? Dan is er een probleem.

Bij Consultrix stemmen we tijdens een persoonlijk gesprek af wat jij verwacht van onze IT-support. Daarna werken we een voorstel uit op maat van je onderneming, waarop jij feedback kan geven. Wanneer jij het voorstel goedkeurt, gaan we aan de slag. Wist je trouwens dat we dat zonder contract doen?

Fase 3 van IT-project management: Duik

Tijd voor het echte werk! Tijdens de duik neemt de duikleider het voortouw en zorgt hij ervoor dat alle afspraken nagekomen worden. Zo zorgt hij voor een veilige en aangename ervaring.

Bij de implementatie van een IT-project nemen wij als IT-support partner de leiding. We implementeren alle IT-infrastructuur, installeren de nodige security en maken de juiste accounts aan, allemaal volgens de afspraken die we eerst gemaakt hebben. We doen dit snel en efficiënt, zodat jij geen last ondervindt en je je kan focussen op je core business.

Fase 4 van IT-project management: Debriefing

Na de duik volgt een debriefing. Wat heb je gezien, en wat kan er beter? Je overloopt de eerdere fases en de volledige duik, en neemt alle opmerkingen mee naar de volgende duik. Zo leer je steeds bij en wordt elke volgende duik (hopelijk) beter.

Die lessons learned vinden we bij Consultrix een heel belangrijke oefening. Heb jij nog feedback voor ons? Dan horen we die graag. Zo kunnen wij ons IT-project management steeds blijven verbeteren. Ook tijdens onze verdere samenwerking horen we graag regelmatig of jij nog tevreden bent en wat we eventueel kunnen optimaliseren aan onze werkwijze.

Duik in je IT-project management

Project management in IT wordt veel efficiënter als je deze fases volgt en je goed voorbereid bent. We wensen je alvast veel succes met je volgende uitdaging!

Laat je je IT-projecten liever over aan professionals? Kom eens langs voor een vrijblijvend gesprek. We werken graag een oplossing op jouw maat uit.