Hoe zet je je Office 365 out of office aan?

Op de laatste dag voor je vakantie moet je meestal nog heel wat zaken in orde brengen: je moet dat éne dringende rapport nog afwerken, je moet je collega nog uitleggen hoe hij of zij die belangrijke taak kan uitvoeren tijdens je afwezigheid, je moet nog antwoorden op mails van klanten en leveranciers…

Pas vlak voor je wilt vertrekken denk je eraan: je hebt je out of office nog niet aangezet. Je Office 365 out of office instellen is zo gepiept, maar hoe doe je het ook alweer? Volg onderstaande instructies! Zo kan je met een gerust hart aan je vakantie beginnen.

Office 365 out of office: web app

Gebruik je de Outlook web app, dan stel je je Outlook 365 out of office zo in:

1. Open je browser en meld je aan in de web app met je gebruikersnaam en wachtwoord.
2. Klik op het tandwieltje (zo open je de instellingen).
3. Kies ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.
4. In het tabblad ‘E-mail’ ga je naar ‘Automatische antwoorden’.
5. Schakel ‘Automatische antwoorden’ in om een out of office-bericht te sturen.
6. Typ nu je afwezigheidsbericht in het tekstvak.
7. Optioneel: vink het vakje ‘Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden’ aan om een periode in te stellen voor je out of office-bericht (als je geen periode instelt dan blijft hij ingeschakeld tot je hem manueel weer uitschakelt).
8. Klik bovenaan op ‘OK’.

Bij sommige versies van Office 365 kan je ervoor kiezen om wel of geen bericht te sturen naar afzenders buiten je bedrijf. De Office 365 out of office wordt dan standaard enkel verstuurd naar je collega’s en je krijgt de keuze uit deze extra opties:

1. ‘Automatische antwoorden verzenden buiten uw organisatie’: als je dit vakje inschakelt dan verzend je ook een out of office-bericht naar mensen buiten je bedrijf.
2. Als je deze optie inschakelt, kan je er verder voor kiezen om je antwoorden alleen naar contactpersonen te verzenden.

Vergeet niet om het tekstvak voor externe afzenders in te vullen!

Office 365 out of office: lokale app

Heb je de lokale Outlook app geïnstalleerd, dan zet je je Office 365 out of office aan via deze stappen:

1. Open Outlook en klik in de werkbalk bovenaan op ‘Bestand’.
2. Kies ‘Automatische antwoorden’.
3. Vink ‘Automatische antwoorden verzenden aan’.
4. Optioneel: vink het vakje ‘Antwoorden tijdens dit tijdsbereik verzenden’ aan om in te stellen van wanneer tot wanneer je Office 365 out of office verzonden wordt (stel je geen periode in, dan moet je je automatische antwoord bij terugkomst zelf uitzetten).
5. Op het tabblad ‘binnen mijn organisatie’ typ je in het tekstvak je afwezigheidsbericht voor je collega’s.
6. Op het tabblad ‘buiten mijn organisatie’ kan je als je dit wil ook een bericht voor mensen buiten je bedrijf typen in het tekstvak.
7. Klik onderaan op ‘OK’.

Tip: bovenstaande stappen gelden ook voor andere recente versies van Outlook!

Zonder IT-zorgen op vakantie

Zo, je Office 365 out of office staat aan en je kan zonder zorgen aan je vakantie beginnen. Heb je nog andere vragen over de IT van je bedrijf? Aarzel niet om ons te contacteren!

Consultrix staat voor je klaar en heeft een jarenlange ervaring met de IT van bedrijven en ondernemers.